การใช้งานโปรเเกรม Microsoft Office Word 2013 เบื้องต้น

            

          โปรแกรม Microsoft Office Word 2013 นี้เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับพิมพ์งานเอกสารต่างๆ เช่น รายงาน หนังสือ วิทยานิพนธ์ และจัดรูปแบบให้ดูสวยงาม นอกจากนี้ยังสามารถสร้างงานพิมพ์ แบบคอลัมน์ (คล้ายงานหนังสือพิมพ์) ได้ด้วย ซึ่งความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Office Word 2013 จะเป็นเนื้อหาเกี่ยวกับพื้นฐานการใช้งานของโปรแกรม ซึ่งสามารถศึกษารายละเอียดได้ ดังต่อไปนี้ เริ่มใช้งานโปรแกรม Microsoft Word 2013

·  รู้จักส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม

·  การใช้งานแถบ Ribbon

·  การพิมพ์ข้อความ และการตกแต่งข้อความ

·  การบันทึกเอกสารลงใน Drives

·  การปิดแฟ้มงาน การเปิดแฟ้มงานใหม่ การเปิดแฟ้มงานใน Drives

·  การสร้างงานพิมพ์แบบคอลัมน์

·  การวางแนวหน้ากระดาษ

·  การแทรกรูปภาพ

·  การแทรกอักษรศิลป์

·  การแทรกสัญลักษณ์

·  การวาดรูปเองโดยใช้ปุ่มเครื่องมือต่างๆ

·  การจัดการกับการวาด

·  การจัดการกับรูปภาพ

·  การสร้างไดอะแกรมและแผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization Chart)

·  การสร้างตาราง (Table)

·  การตกแต่งตาราง

·  การกำหนดหัวและท้ายกระดาษ (Header and Footer)

เริ่มใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Word 2013

1. คลิกปุ่ม Start บนแถบ Task bar

2. เลือก All Programs จากนั้นเลือกไปที่ Microsoft Office

3. เลือก Microsoft Office Word 2013 จะเปิดให้ใช้งานได้ทันที 

>> ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม ก่อนที่จะทำงานกับโปรแกรม Microsoft Office Word

จะต้องรู้จักกับส่วนประกอบของหน้าจอ โปรแกรมก่อน เพื่อจะได้เข้าใจถึงส่วนต่างๆ 

· Quick Access Toolbar เป็นแถบเครื่องมือให้คุณเรียกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ผู้ใช้ สามารถเพิ่มปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อยๆ ไว้ในแถบเครื่องมือนี้ได้ Title bar แถบแสดงชื่อโปรแกรมและชื่อไฟล์ปัจจุบันที่เปิดใช้งานอยู่

·  แถบ Ribbon เป็นแถบที่รวบรวมคำสั่งต่างๆ ของเมนูหรือทูลบาร์ เพื่อให้ผู้ใช้

· เลือกใช้งานง่ายขึ้น  Status bar แถบแสดงสถานะการท างานปัจจุบันบนหน้าจอ

·  View bar แถบแสดงมุมมองเอกสารในแบบต่างๆ

การใช้งาน Ribbon

· แถบ Ribbon เป็นแถบที่รวบรวมคำสั่งหรือทูลบาร์ต่างๆ ให้เลือกใช้งานได้ นอกจากการใช้งาน ปกติแล้วยังสามารถเรียกใช้เมนูลัดของแถบ Ribbon ขึ้นมาใช้งานได้

 การสร้างงานพิมพ์แบบคอลัมน์

· คอลัมน์ เป็นการจัดรูปแบบงานเอกสารคล้ายงานหนังสือพิมพ์มีการแบ่งข้อมูลในเอกสาร ออกเป็นหลายๆ คอลัมน์ นอกจากงานหนังสือพิมพ์แล้ว จะเห็นลักษณะงานแบบนี้ในนิตยสาร หรือ จะใช้ในการทำโบรชัวร์ก็ได้ มีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ หรือถ้ายังไม่มีข้อมูล ให้คลิกเป็น cursor ตำแหน่งที่ต้องการ จัดรูปแบบ

2. ที่ Ribbon เค้าโครงหน้ากระดาษ จากนั้นเลือกคำสั่ง คอลัมน์ คลิกลูกศรลงของปุ่มทูลบาร์เลือก จำนวนคอลัมน์ที่ต้องการ

3. การกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม คลิกเลือกคำสั่ง คอลัมน์เพิ่มเติม

การวางแนวหน้ากระดาษ

1. เลือกแถบ Ribbon ที่ เค้าโครงหน้ากระดาษ

2. ไปที่แท็บการตั้งค่าหน้ากระดาษ จากนั้นเลือก คำสั่ง การวางแนว เลือกการวางแนวของ หน้ากระดาษตามที่ต้องการ

การแทรกรูปภาพ

1. คลิกเลือก Ribbon แทรก ( Insert ) เลือกแท๊บภาพประกอบ จากนั้นเลือกคำสั่ง รูปภาพ

2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของแทรกรูปภาพขึ้น ให้กำหนดรายละเอียด เลือกภาพที่เราต้องการมา จากนั้นให้กดปุ่ม แทรก

การแทรกสัญลักษณ์ เป็นการแทรกสัญลักษณ์ที่ไม่มีอยู่บนแป้นพิมพ์ เช่น สัญลักษณ์ลิขสิทธิ์ สัญลักษณ์เครื่องหมาย การค้า เครื่องหมายย่อหน้า และ อักขระ Unicode เป็นต้น

          1. คลิกเลือก Ribbon แทรก ( Insert ) เลือกคำสั่ง สัญลักษณ์ จะปรากฏคำสั่ง

          2 คำสั่ง คือ สมการ และ สัญลักษณ์

          2. เลือกคำสั่ง สัญลักษณ์ คลิกที่ลูกศรลง จะมีสัญลักษณ์ให้เลือก

          3. ถ้าต้องการสัญลักษณ์นอกเหนือจากที่มีให้เลือกคำสั่ง สัญลักษณ์เพิ่มเติม จะปรากฏ    ไดอะล็อกบ็อกซ์ของสัญลักษณ์ให้ เลือกสัญลักษณ์ที่ต้องการ จากนั้นคลิก ปุ่ม แทรก

การสร้างไดอะแกรมและแผนผังโครงสร้างองค์กร (Organization chart)

1. คลิกเลือก Ribbon แทรก ( Insert ) เลือกแท็บภาพประกอบ จากนั้นเลือกคำสั่ง SmartArt

2. เลือกประเภทและรูปแบบย่อยของไดอะแกรม เลือกกราฟฟิก SmartArt ขึ้นมาใหม่จากนั้น เลือกรูปแบบในช่องรายการที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม ตกลง/OK จะปรากฏรูปแบบที่เราต้องการ ขึ้นมาในหน้ากระดาษส่วนที่เราวาง Cursor ค้างไว้จากนั้นเราสามารถตกแต่งและพิมพ์ข้อความ ส่วนที่เราต้องการเข้าไปในไดอะแกรมหรือแผนผังโครงสร้างที่เราสร้างขึ้นได้

3. คลิกเป็น cursor แต่ละช่องแล้วพิมพ์ข้อความที่ต้องการ

4. ขณะที่ทำงานกับไดอะแกรมหรือ Organization chart จะปรากฏแถบ เครื่องมือ SmarArt Tools โดยจะประกอบไปด้วย Ribbon ใหม่ 2 อัน คือ ออกแบบ และ รูปแบบ

5. การตกแต่งข้อความให้คลิกแท็บ รูปแบบ/Format

6. การจัดรูปแบบของไดอะแกรมให้คลิกแท็บ ออกแบบ/Design จะปรากฏปุ่มทูลบาร์ต่างๆ ให้ เลือกใช้งานได้ทันที

การสร้างตาราง (Table)

1. คลิกเลือก Ribbon แทรก ( Insert ) เลือกคำสั่ง ตาราง ( Table )

2. เลือกจำนวนคอลัมน์และแถวที่ต้องการ

3. พิมพ์ข้อความแต่ละช่อง แล้วกดปุ่ม Tab เพื่อเลื่อนช่องถัดไป

บทที่ 4 ซอฟต์เเวร์

ซอฟต์แวร์แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

1. ซอฟต์แวร์ระบบ

 

2. ซอฟต์แวร์ประยุกต์

 

1. ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software หรือ Operating Software : OS)

          หมายถึงโปรแกรมที่ทำหน้าที่ประสานการทำงาน ติดต่อการทำงาน ระหว่างฮาร์ดแวร์กับซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้ Software ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทำหน้าที่ในการจัดการ ระบบ ดูแลรักษาเครื่อง การแปลภาษาระดับต่ำหรือระดับสูงให้เป็นภาษาเครื่องเพื่อให้เครื่องอ่านได้เข้าใจ

ซอฟต์แวร์ระบบ  เกี่ยวข้องกับการควบคุมการทำงานที่ใกล้ชิดกับอุปกรณ์คอมพิวเตอร์มากที่สุด

แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ

- ระบบปฎิบัติการ (operating systems) อาจแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภท คือ

          1. ระบบปฏิบัติการแบบเดี่ยว (stand-alone OS)

          2. ระบบปฏิบัติการแบบเครือข่าย (network OS)

          3. ระบบปฏิบัติการแบบฝัง (embeded OS)

- โปรแกรมอรรถประโยชน์ (utility programs)

ซอฟต์แวร์ประยุกต์ พัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้เฉพาะด้านเท่านั้น แบ่งออกตามเกณฑ์ที่ใช้แบ่งได้ดังนี้

- แบ่งตามลักษณะการผลิตเป็น 2 ประเภท

–                 ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาเอง (proprietary software)

–                 ซอฟต์แวร์ที่หาซื้อได้โดยทั่วไป (off-the-shelf software)

- แบ่งตามกลุ่มการใช้งาน ได้ 3 กลุ่มใหญ่คือ

•                   กลุ่มการใช้งานทางด้านธุรกิจ

•                   กลุ่มการใช้งานทางด้านกราฟิกและมัลติมีเดีย

•                   กลุ่มใช้งานบนเว็บและการติดต่อสื่อสาร

กการจัดหาซอฟแวร์ที่มาใช้งาน

          1. แบบสำเร็จรูป (Package Software)

•                   หาซื้อได้กับตัวแทนจำหน่ายซอฟต์แวร์ที่ได้รับการแต่งตั้งจากบริษัทผู้ผลิตโดยตรง

•                   นำไปติดตั้งเพื่อการใช้งานได้โดยทันที โดยมีบรรจุภัณฑ์และเอกสารคู่มือการใช้งานไว้แล้ว

•                   อาจเข้าไปในเว็บไซท์ของบริษัทผู้ผลิตเพื่อซื้อได้เช่นกัน

          2. แบบว่าจ้าง (Custom Software)

•                   เหมาะกับลักษณะงานที่เป็นแบบเฉพาะ

•                   จำเป็นต้องผลิตขึ้นมาใช้เองหรือว่าจ้างให้ทำ

•                   อาจมีค่าใช้จ่ายที่แพงพอสมควร

          3. แบบทดลองใช้ (Shareware)

•                   ลูกค้าสามารถทดสอบการใช้งานของโปรแกรมก่อนได้ฟรี

•                   ผู้ผลิตจะกำหนดระยะเวลาของการใช้งานหรือเงื่อนไขอื่น เช่น ใช้ได้ภายใน 30 วัน หรือ ใช้ได้ แต่ปรับลดคุณสมบัติบางอย่างลงอาจดาวน์โหลดได้จากเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

          4. แบบใช้งานฟรี (Freeware)

•                   สามารถดาวน์โหลดบนอินเทอร์เน็ตได้

•                   ส่วนใหญ่จะเป็นโปรแกรมขนาดเล็กและใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการดาวน์โหลด

•                   ให้ใช้งานได้ฟรี แต่ไม่สามารถนำไปพัฒนาต่อหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้

•                   ลิขสิทธิ์เป็นของบริษัทหรือทีมงานผู้ผลิต

          5. แบบโอเพ่นซอร์ส (Public-Domain/Open Source)

•                   Open Source = ซอฟต์แวร์ที่มีการเปิดให้แก้ไขปรับปรุงตัวโปรแกรมต่างๆได้

•                   นำเอาโค้ดโปรแกรมไปพัฒนาและประยุกต์ใช้ได้ภายใต้เงื่อนไขที่กำหนด

•                   มีนักพัฒนาจากทั่วโลก ช่วยกันเขียนโค้ดและนำไปแจกจ่ายต่อ

•                   ประหยัดเงินและค่าใช้จ่าย

•                   การพัฒนาโปรแกรมทำได้เร็วขึ้น

 

ซ      ซอฟต์แวร์กลุ่มการใช้งานด้านธุรกิจ

•                   อาจแบ่งซอฟต์แวร์กลุ่มนี้ออกเป็นประเภท ได้ดังนี้

–                 ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word processing)

–                 ซอฟต์แวร์ตารางคำนวณ (Spreadsheet)

–                 ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูล (Database)

–                 ซอฟต์แวร์นำเสนองาน (Presentation)

–                 ซอฟต์แวร์สำหรับพีดีเอ (PDA Software)

–                 ซอฟต์แวร์แบบกลุ่ม (Software Suite)

–                 ซอฟต์แวร์สำหรับจัดการโครงการ (Project management)

–                 ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี (Accounting)

บทที่ 3 องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์

องค์ประกอบของระบบคอมพิวเตอร์  

  
1.ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
2.ซอฟต์แวร์ (Software)
     2.1 ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software)
     2.2 ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software)
3. บุคลากร (People)
4. ข้อมูล/สารสนเทศ (Data/Information)

1.ฮาร์ดแวร์ (Hardware)

vเป็นอุปกรณ์ที่จับต้องได้ สัมผัสได้ มองเห็นได้อย่างเป็นรูปธรรม มีทั้งที่ติดตั้งอยู่ภายในตัวเครื่อง (เช่น ซีพียู เมนบอร์ด แรม) และที่ติดตั้งอยู่ภายนอก (เช่น คีย์บอร์ด เมาส์ จอภาพ เครื่องพิมพ์)

2.ซอฟต์แวร์ (Software)

• ส่วนของโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่บรรจุคำสั่งเพื่อให้สามารถทำงานได้ตามต้องการ โดยปกติแล้วจะถูกสร้างโดยบุคคลที่เรียกว่า นักเขียนโปรแกรม (programmer)

• เป็นองค์ประกอบทางนามธรรม ไม่สามารถจับต้องหรือสัมผัสได้เหมือนกับฮาร์ดแวร์

1. แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ
2. • ซอฟต์แวร์ระบบ
3. • ซอฟท์แวร์ประยุกต์

        2.1 ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software)

•    ทำหน้าที่ควบคุมระบบการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ ที่รู้จักกันเป็นอย่างดีคือ ระบบปฏิบัติการหรือ OS (Operating System) มีทั้งที่ต้องเสียเงินอย่างเช่น Windows และให้ใช้ฟรี เช่น Linux เป็นต้น

2.2 ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application Software)

•ซอฟต์แวร์ที่สามารถติดตั้งได้ในภายหลังจากที่ติดตั้งระบบปฏิบัติการแล้ว

•ปกติมุ่งใช้กับงานเฉพาะอย่าง เช่น งานด้านบัญชี งานด้านเอกสารหรืองานควบคุมสินค้าคงเหลือ

•อาจมีบริษัทผู้ผลิตทำขึ้นมาเพื่อจำหน่ายโดยตรง มีทั้งที่ให้ใช้ฟรี ซื้อทำเอง หรือจ้างเขียนโดยเฉพาะ

3. บุคลากร (People)

•บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับคอมพิวเตอร์พอจำแนกออกได้เป็น 3 กลุ่มด้วยกันคือ

3.1  ผู้ใช้งานทั่วไป

3.2  ผู้เชี่ยวชาญ

3.3  ผู้บริหาร

3.1 บุคลากร - กลุ่มผู้ใช้งานทั่วไป

ผู้ใช้งานคอมพิวเตอร์ (User/End User)

- เป็นผู้ใช้งานระดับต่ำสุด ไม่จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญมาก

- อาจเข้ารับการอบรมบ้างเล็กน้อยหรือศึกษาจากคู่มือการปฏิบัติงานก็สามารถใช้งานได้

- บุคลากรกลุ่มนี้มีจำนวนมากที่สุดในหน่วยงาน

- ลักษณะงานมักเกี่ยวข้องกับการใช้งานคอมพิวเตอร์ทั่วไป เช่น งานธุรการสำนักงาน งานป้อนข้อมูล งานบริการลูกค้าสัมพันธ์ (call center) เป็นต้น

       3.2 บุคลากร - กลุ่มผู้เชี่ยวชาญ

3.2.1 ช่างเทคนิคคอมพิวเตอร์(Computer Operator/Computer Technician)

3.2.2 นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst)

3.2.3 นักเขียนโปรแกรม (Programmer)

3.2.4 วิศวกรซอฟต์แวร์ (Software Enginering)

3.2.5 ผู้ดูแลเน็ตเวิร์ก (Network Administrator)

3.3 บุคลากร - กลุ่มผู้บริหารบุคลากร - กลุ่มผู้บริหาร

• ผู้บริหารสูงสุดด้านสารสนเทศและคอมพิวเตอร์ 

• หัวหน้างานด้านคอมพิวเตอร์ 

4. ข้อมูล/สารสนเทศ (Data/Information)

     ข้อมูล (DATA)

หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น แล้วใช้ตัวเลขตัวอักษร หรือสัญลักษณ์ ต่างๆ ทำความหมายแทนสิ่งเหล่านั้น เช่น
·  คะแนนสอบวิชาภาษาไทยของนักเรียน
·  อายุของพนักงานในบริษัทชินวัตรจำกัด
·  ราคาขายของหนังสือในร้านหนังสือดอกหญ้า

สารสนเทศ (INFORMATION)

หมายถึง ข้อสรุปต่างๆ ที่ได้จากการนำข้อมูลมาทำการวิเคราะห์ หรือผ่านวิธีการที่ ได้กำหนดขึ้น ทั้งนี้เพื่อนำข้อสรุปไปใช้งานหรืออ้างอิง เช่น

·         เกรดเฉลี่ยของวิชาภาษาไทยของนักเรียน
·         อายุเฉลี่ยของพนักงานในบริษัทชินวัตรจำกัด
·         ราคาขายสูงสุดของหนังสือในร้านหนังสือดอกหญ้า
·         ข้อสรุปจากการสำรวจคำตอบในแบบสอบถาม

พื้นฐานการทำงานของคอมพิวเตอร์

หลักการทำงานพื้นฐานประกอบด้วยหน่วยที่เกี่ยวข้อง 5 หน่วย ดังนี้

1. หน่วยประมวลผลกลาง (central processing unit)

          ส่วนประกอบที่สำคัญภายในของซีพียู แบ่งออกได้ดังนี้

          1.หน่วยควบคุม (Control Unit)

          2.หน่วยคำนวณและตรรกะ (ALU : Arithmetic         and Logic Unit)

          3. รีจิสเตอร์ (Register)

2. หน่วยความจำหลัก (primary storage)

v ทำหน้าที่เก็บข้อมูลและคำสั่งตลอดจนผลลัพธ์ที่ได้จากการ

ประมวลผลของซีพียูเพียงชั่วคราวเช่นเดียวกัน

v  ปกติจะมีตำแหน่งของการเก็บข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันที่เรียกว่า “แอดเดรส” (address)

แบ่งออกเป็น 2 ประเภทคือ

2.1 รอม (ROM : Read Only Memory)

2.2 แรม (RAM : Random Access Memory)

3. หน่วยความจำสำรอง (secondary storage)

          ใช้สำหรับเก็บและบันทึกข้อมูลไว้ในคอมพิวเตอร์ เพื่อเรียกข้อมูลนั้นใช้ในภายหลังได้ (เก็บไว้ใช้ได้ในอนาคต) มีหลายชนิดมาก เช่น ฮาร์ดดิสก์        ฟล็อปปี้ดิสก์ Flash Drive CD ฯลฯ

4. หน่วยรับและแสดงผลข้อมูล (input/output unit)

หน่วยรับข้อมูล

•     คอมพิวเตอร์ทั่วไปจะมีหน่วยรับข้อมูลและคำสั่งเข้าสู่ระบบ

•      แปลงข้อมูลผ่านอุปกรณ์นำข้อมูลเข้า เช่น คีย์บอร์ด เมาส์ สแกนเนอร์ เป็นต้น

•       ส่งต่อข้อมูลที่ป้อนเข้าให้กับส่วนของหน่วยประมวลผลกลาง เพื่อทำหน้าที่ตามคำสั่งที่ได้รับมา

•       หากขาดส่วนรับข้อมูลและคำสั่ง มนุษย์จะไม่สามารถติดต่อสั่งงานคอมพิวเตอร์ได้

แสดงผลข้อมูล

•          แสดงผลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (เรียกว่า soft copy) เช่น จอภาพคอมพิวเตอร์

•          หรืออยู่ในรูปแบบของ hard copy เช่น พิมพ์ออกมาเป็น กระดาษออกทางเครื่องพิมพ์

•          อาจอาศัยอุปกรณ์อื่นๆ เช่น ลำโพง สำหรับการแสดงผลที่เป็นเสียงได้

5. ทางเดินของระบบ (system bus)

•            เส้นทางผ่านของสัญญาณเพื่อให้อุปกรณ์ระหว่างหน่วยประมวลผลกลางและหน่วยความจำในระบบสามารถเชื่อมต่อกันได้

•           เปรียบกับถนนที่ให้รถยนต์วิ่งไปยังสถานที่ใดที่หนึ่ง หากถนนกว้างหรือมีมากเท่าใด การส่งข้อมูลต่อครั้งก็ยิ่งเร็วและมากขึ้นเท่านั้น

•         จำนวนเส้นทางที่ใช้วิ่งบนทางเดินระบบ เรียกว่า บิต (เปรียบเทียบได้กับเลนบนถนน)

•         จำนวนเส้นทางที่ใช้วิ่งบนทางเดินระบบ เรียกว่า บิต (เปรียบเทียบได้กับเลนบนถนน)

---